Assistente virtuale: chi è, che cosa fa, che mansioni deve avere

L’assistente virtuale è una figura nuova e al tempo stesso antica ma sono pronto a scommettere che nei prossimi anni si diffonderà sempre di più. Ti ricordi la classica segretaria degli anni Cinquanta che assisteva in tutto e per tutto l’imprenditore, gestendo non solo la sua vita professionale ma anche quella privata, occupandosi persino di acquistare i regali dei figli e della moglie del suo capo? Questa figura nel corso del tempo si è evoluta diventando assistente di direzione e perfezionando le sue competenze anche come traduzione, stesura di testi, organizzazione di viaggi e di eventi, etc. Con la crisi economica le aziende hanno tagliato sempre di più le spese considerate superflue e anche le segretarie/assistenti di direzione hanno subito questi tagli. Oggi invece la ripresa economica sta lentamente facendo uscire le aziende dal loro clima di austerità ma la figura dell’assistente di direzione ha subito delle notevoli trasformazioni diventando sempre di più assistente virtuale.

L’assistente virtuale in pratica è un’assistente di direzione che si occupa da remoto di gestire l’agenda del manager, di realizzare piccole traduzioni, di fare telefonate, organizzare viaggi e molto altro ancora ma da remoto ossia da casa propria. Fisicamente non si reca in azienda ma rappresenta un valido e concreto supporto per il manager che può contare su una professionista del settore per la realizzazione di molte incombenze che altrimenti dovrebbe svolgere da solo. Cercherò di illustrarti al meglio quali sono i compiti di un’assistente virtuale e quali caratteristiche principale deve avere chi decide di intraprendere questa professione.

• I compiti di un’assistente virtuale
  L’assistente virtuale è una sorta di angelo custode per il manager che non riesce a stare dietro a tutte le incombenze quotidiane. Per questo motivo, fra i suoi compiti rientrano le attività più diverse: alcune sono quelle classiche della segretaria di direzione ma altre sono piuttosto legate alla grande trasformazione che questo ruolo ha subito nel corso del tempo, anche in relazione all’avvento del web. Fra le attività che rientrano nell’ambito dei compiti di un’assistente virtuale c’è la gestione degli appuntamenti e dell’agenda del manager. L’assistente virtuale si occuperà anche di organizzare eventuali trasferte del manager, prenotando biglietti aerei e alberghi, sempre con un occhio attento al risparmio. Ma l’assistente virtuale si occupa anche di realizzare Power Point per le presentazioni del manager e dà il suo contributo anche per la gestione delle spese, mantenendo una sorta di contabilità tramite file Excel e registrando tutti gli scontrini delle spese sostenute, anche attraverso l’accesso all’home banking del manager o dell’azienda. Ma nei nuovi compiti che possono essere svolti da un’assistente virtuale rientrano anche attività più creative. Ad esempio, l’AV può occuparsi della realizzazione di testi e grafica per una newsletter, può monitorare blog e rispondere alle richieste che pervengono al sito, può gestire social network, verificare la qualità di mailing list e ripulirle da indirizzi inattivi e molto altro ancora. Ovviamente non sei obbligato ad offrire tutti i servizi fin qui elencati ma solo quelli che senti nelle tue corde. Ricorda, però, che una maggiore varietà di servizi vuol dire avere l’opportunità di conquistare più clienti ma se ti senti più sicuro offrendo un pacchetto limitato, allora non preoccuparti e seleziona al meglio i tuoi servizi.

 

• Le caratteristiche che deve avere un’assistente virtuale
  Avrai capito da quello che ti ho raccontato fino ad ora che l’assistente virtuale deve avere un profilo molto trasversale, in grado di padroneggiare con destrezza diversi argomenti. Sicuramente deve avere un’ottima conoscenza dell’italiano, sia scritto che parlato, ma anche dell’inglese e preferibilmente anche di un’altra lingua straniera (giapponese, cinese e russo i must in questo senso). Inoltre deve possedere buone capacità informatiche, in particolare Power Point ed Excel, e un’ottima conoscenza della posta elettronica. Indispensabile anche una certa abilità nella redazione dei contenuti, non solo di tipo classico ma anche per il web che ovviamente ha delle regole assolutamente diverse di fruizione. Gradite conoscenze informatiche e di programmazione specialistiche, soprattutto se decidi di proporti anche come assistente virtuale per la gestione del sito, dell’app aziendale e di eventuali newsletter in formato grafico. Infine, sono necessarie competenze anche nell’ambito turistico e degli eventi, per prenotare con una certa destrezza viaggi e alberghi ai prezzi migliori oltre che gestire l’organizzazione di presentazioni ed eventi aziendali.
  Se queste sono le competenze che deve avere un’assistente virtuale, non sono trascurabili neanche le caratteristiche personali. Ad esempio, una buona assistente virtuale deve essere molto flessibile perché deve facilmente passare da una mansione all’altra per clienti provenienti anche da settori merceologici diversi. Inoltre deve essere affabile e intuitiva, per riuscire a comprendere al volo le esigenze del cliente. Non deve difettare, poi, di tanta pazienza per riuscire a stare dietro agli umori di più clienti, anche contemporaneamente. Pensi di possedere tutte queste competenze e caratteristiche? Scopriamo, allora, quali possono essere i possibili guadagni.

 

• I guadagni di un’assistente virtuale
  Quanto puoi effettivamente guadagnare come assistente virtuale? L’importo ovviamente è molto variabile e dipende dalla tipologia di servizi offerti, dal numero di clienti per i quali si lavora e dalle ore complessive di impegno. Solitamente, infatti, l’assistente virtuale vende i suoi servizi a pacchetti di ore. La “grandezza” dei pacchetti la decidi tu ma di solito si parte da un minimo di 10 ore ad un massimo di 60. Per richieste di impegni più prolungati generalmente si provvede a contrattare tariffe particolari e altre forme di accordo. Ho cercato di fare una comparazione delle tariffe offerte on line dai diversi assistenti virtuali che hanno un sito web. Ho notato che il costo medio orario si aggira intorno ai 20 euro, cifra che si abbassa leggermente mano a mano che l’impegno di ore cresce. Per conteggiare le ore effettive di lavoro per determinati clienti, di solito si ricorre all’aiuto di alcuni software come Toggl, che si rivelano molto efficaci.
  Per alcuni servizi particolari come, ad esempio, la gestione dei contenuti di un blog oppure la realizzazione di newsletter e la gestione dei profili social, l’impegno non è ad ora ma al mese. Ad esempio, il costo di tre post a settimana su Facebook può costare 150€ al mese mentre la redazione di quattro post di un blog al mese costa mediamente 50 euro.

 
 
Se vuoi intraprendere questo tipo di lavoro da casa ti occorre sicuramente attrezzarti con un sito web che racconterà chi sei e cosa puoi fare per i tuoi clienti ma anche di profili social, specialmente su Linkedin che è il social network professionale per eccellenza, per raggiungere un pubblico sempre più vasto. Per iniziare anche un blog può andare bene, a patto che tu riesca a renderlo molto popolare e a raccogliere una vasta platea di lettori che potrebbero trasformarsi nei tuoi potenziali clienti. Oppure affidati ai Marketplace di offerte di lavoro che ti avevo precedentemente descritto.